Diamo un’occhiata a alcuni vantaggi strategici che le organizzazioni del settore pubblico e privato possono ottenere utilizzando soluzioni di gestione delle fatture intelligenti, operanti nel cloud o in sede.

Elaborazione delle fatture più rapida, costi per fattura inferiori e tassi di errore ridotti

Uno dei problemi principali che devono affrontare i reparti di contabilità fornitori sono i lunghi tempi di elaborazione delle fatture, che producono costi più elevati per fattura, nonché problemi ricorrenti di pagamento del fornitore e relazioni stressate con i fornitori. I sistemi di gestione automatica delle fatture possono accelerare notevolmente l’elaborazione delle fatture e ridurre le spese da pagare. Le caratteristiche interessanti includono l’acquisizione intelligente e la digitalizzazione delle ricevute delle fatture, flussi di lavoro dinamici, riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), fatturazione elettronica, importazione EDI e altro, riducendo i tassi di errore.

La digitalizzazione è un fattore importante per ridurre i tempi di elaborazione delle fatture e i costi associati. Ad esempio, la ricevuta della fattura può essere importata molto più velocemente tramite l’invio di e-mail o la scansione delle fatture. Circa il 40% dei sistemi intelligenti di gestione delle fatture riceve le fatture tramite e-mail.

Approvazione più rapida delle fatture

Un sistema intelligente di gestione delle fatture può accelerare notevolmente il processo di approvazione per le fatture. Le fatture vengono digitalizzate, i metadati associati vengono incorporati nell’elemento di lavoro e nel flusso di lavoro e si accede ai dati di approvazione dei dipendenti del diagramma delle autorità e li utilizza all’interno delle regole aziendali di approvazione. Ad esempio, se una fattura fornitore per viaggi di lavoro entra nel sistema di gestione delle fatture, il flusso di lavoro intelligente della fattura confermerà elettronicamente se il supervisore ha l’autorità per approvare l’importo del rimborso specifico. In tal caso, il flusso di lavoro automatizzato instraderà l’elemento di lavoro al supervisore per la revisione e l’approvazione. In caso contrario, il flusso di lavoro instraderà l’elemento di lavoro a un supervisore più anziano.

Visibilità dell’elaborazione delle fatture in tempo reale

Il reporting delle fatture da processi non automatizzati richiede tempo, frammentato, costoso, soggetto a errori e in gran parte inefficiente. Un valore significativo dei sistemi di gestione automatica delle fatture è che i manager possono visualizzare report analitici in tempo reale per avere visibilità sui volumi delle fatture e sullo stato dei processi. Di seguito sono riportati solo alcuni dei report generalmente disponibili con molte soluzioni di gestione delle fatture:

• Rapporti centrali
• Rapporti di audit
• Debiti scaduti
• Rapporto di analisi delle eccezioni
• Previsione sconto di cassa
• Analisi dei pagamenti dei fornitori
• Rapporto sulla produttività
• Rapporto sui processi chiave.

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